Peppol je sieť na bezpečnú elektronickú výmenu obchodných dokumentov medzi firmami a verejnými inštitúciami. Najčastejšie sa využíva na prijímanie a odosielanie e-faktúr, no podporuje aj ďalšie dokumenty.
Pre firmu je Peppol praktickým spôsobom, ako si s obchodnými partnermi vymieňať údaje v jednotnom formáte. Nemusí pritom používať rovnaký účtovný systém ako dodávateľ alebo odberateľ. Stačí, ak sú obe strany pripojené do siete prostredníctvom svojho poskytovateľa – digitálneho poštára.
Peppol je spoločná sieť pre firmy
Peppol nie je jedna aplikácia, portál ani konkrétny fakturačný program. Je to spoločná infraštruktúra a súbor pravidiel, ktoré umožňujú systémom rôznych firiem vymieňať si dokumenty bezpečne a zrozumiteľne.
Každá firma si môže vybrať riešenie, cez ktoré sa do siete pripojí. Jedna firma môže používať účtovný systém, a na pozadí mať digitálneho poštára, druhá jednoduché webové rozhranie. Peppol zabezpečuje, aby si tieto riešenia vedeli vymeniť dokument v rovnakom štandarde.
Preto sa Peppol často vysvetľuje jednoducho: firma sa pripojí raz a môže komunikovať s ostatnými partnermi v sieti.
Ako funguje doručenie e-faktúry cez Peppol?
Pri Peppole má odosielateľ aj príjemca svojho poskytovateľa doručovacej služby. Títo poskytovatelia zabezpečia, aby e-faktúra prišla na správne miesto.
- Dodávateľ vytvorí e-faktúru vo svojom systéme.
- Jeho poskytovateľ pripraví doklad na doručenie cez Peppol.
- Sieť vyhľadá správneho príjemcu a jeho doručovací bod.
- Poskytovateľ príjemcu doručí faktúru do zvoleného riešenia.
Firma nemusí riešiť technické spojenie s každým dodávateľom osobitne. Pripojenie do Peppolu vytvára spoločný komunikačný kanál pre obchodných partnerov, ktorí sieť používajú.
Pri prijímaní e-faktúr cez digitálneho poštára sa doklady doručujú do webového rozhrania, kde ich má používateľ dostupné.
Čo znamená štruktúrovaná e-faktúra?
E-faktúra odoslaná cez Peppol obsahuje štruktúrované údaje. To znamená, že údaje o dodávateľovi, odberateľovi, položkách, cenách, DPH, splatnosti či čísle faktúry sú uložené v presne definovanej forme.
Takýto dokument sa dá ľahšie overiť, spracovať a zaradiť do firemných postupov. Každý údaj má svoje miesto a systém vie rozpoznať, čo predstavuje.
Peppol pracuje s pravidlami, ktoré vychádzajú z európskej normy EN 16931. Pre firmy je dôležité najmä to, že rôzne systémy dostávajú doklady v jednotnej štruktúre. Výmena e-faktúr tak nie je závislá od toho, aký softvér používa konkrétny obchodný partner.
Pre koho je určená Peppol sieť?
Peppol sieť nie je určená iba pre veľké spoločnosti s vlastným účtovným oddelením. Týka sa aj živnostníkov, malých firiem a spoločností, ktoré dostávajú faktúry za bežné náklady, napríklad za nájom, telefón, energie, softvér, materiál alebo externé služby.
Pre živnostníka alebo malú firmu, ktorá potrebuje iba prijímať e-faktúry, je vhodný webové rozhranie, ktoré môžu mať zdarma. Faktúry prichádzajú do jednej schránky, kde si ich možno pozrieť, skontrolovať a uchovať pre vlastnú evidenciu alebo účtovníctvo.
Od 1. januára 2027 bude dôležité vedieť e-faktúry nielen odosielať, ale aj prijímať. Pripravenosť preto neznamená, že každá firma potrebuje rozsiahly technický projekt.
Aké výhody má Peppol sieť?
Peppol sieť pomáha nastavovať pravidla, ktoré dáva firmám poriadok najmä v procese prijímania a odosielania dokladov. Faktúra sa doručí cez štandardizovanú sieť a môže byť hneď k dispozícii ľuďom, ktorí s ňou pracujú.
- prehľadnejší príjem e-faktúr na jednom mieste,
- rýchlejší prístup k dokladom pre majiteľa firmy aj účtovníka,
- jednotnú štruktúru údajov pri spracovaní dokladov,
- menej ručnej administratívy pri opakovaných úkonoch,
- lepšiu dohľadateľnosť prijatých dokumentov.
Je Peppol bezpečná sieť?
Peppol funguje ako riadená sieť s jasnými technickými pravidlami. Doručenie zabezpečujú poskytovatelia, ktorí spĺňajú požiadavky siete na výmenu dokumentov.
Dôležitou súčasťou je adresovanie príjemcu. Sieť overuje, kam sa má konkrétny dokument doručiť a aký typ dokumentov môže príjemca prijať. Firma tak získa jasnejší a kontrolovateľný postup doručovania e-faktúr.
Pri výbere riešenia je vhodné pozerať aj na zabezpečenie údajov a firemných procesov. Ak majú s faktúrami pracovať viacerí ľudia, dôležité sú aj prístupové oprávnenia a prehľad o tom, kto s dokladmi pracuje.
Čo musí firma urobiť, aby mohla Peppol používať?
Začať možno jednoducho. Firma si vyberie digitálneho poštára, cez ktorého bude e-faktúry prijímať alebo odosielať, zaregistruje sa na portáli Finančnej správy a nastaví si potrebné prístupy.