Pri e-faktúre sa príjemca neurčuje podľa e-mailovej alebo poštovej adresy. Dokument sa doručuje cez sieť Peppol a systém potrebuje spoľahlivo zistiť, komu patrí a kam ho má poslať.
Základom je Peppol ID príjemcu. Ide o jedinečný identifikátor, podľa ktorého sieť nájde miesto, kde firma prijíma e-faktúry. Digitálny poštár tak vie doručiť doklad správnemu príjemcovi aj vtedy, keď odosielateľ a príjemca používajú rozdielne systémy.
Peppol ID funguje ako digitálna adresa
Peppol ID je jedinečný identifikátor firmy alebo organizácie v sieti Peppol. Dá sa prirovnať k digitálnej adrese pre prijímanie obchodných dokumentov.
Keď dodávateľ vytvorí e-faktúru, do jej údajov uvedie Peppol ID odberateľa. Podľa tohto identifikátora systém zistí, či je príjemca v sieti dostupný a prostredníctvom ktorého poskytovateľa môže dokument prijať.
Firma preto nemusí pri každej faktúre zisťovať, ktorého digitálneho poštára používa obchodný partner. Rozhodujúce je, aby bol v e-faktúre správne uvedený identifikátor príjemcu.
Pri e-fakturácii na Slovensku je Peppol ID dôležitou súčasťou pripravenosti na prijímanie aj odosielanie e-faktúr.
Akú úlohu majú SML a SMP?
Za Peppol ID je systém adresovania, ktorý pracuje s dvoma dôležitými prvkami: SML a SMP.
SML je centrálna služba, ktorá pomáha zistiť, kde sa nachádzajú údaje o konkrétnom príjemcovi. Neobsahuje samotné údaje o faktúre. Slúži ako smerovník, ktorý digitálneho poštára nasmeruje na správne miesto.
SMP je služba, v ktorej sa publikujú informácie o príjemcovi. Uvádza napríklad, aké dokumenty firma dokáže prijímať a prostredníctvom ktorého doručovacieho bodu je dostupná.
Zjednodušene to funguje takto:
- Digitálny poštár dostane Peppol ID príjemcu.
- Pomocou SML zistí, kde nájde údaje o príjemcovi.
- V SMP overí, či príjemca daný typ dokumentu prijíma.
- Zistí, kam má e-faktúru bezpečne doručiť.
Tieto technické kroky prebiehajú automaticky. Používateľ v Digitálnom poštárovi nemusí ručne vyhľadávať poskytovateľa druhej strany ani nastavovať spojenie s každým obchodným partnerom samostatne.
Ako prebieha doručenie e-faktúry?
Doručenie cez Peppol funguje na princípe štyroch strán. Na jednej strane je dodávateľ, na druhej odberateľ a medzi nimi sú poskytovatelia doručovacích služieb.
Celý proces možno opísať v niekoľkých krokoch:
- Dodávateľ vytvorí e-faktúru vo svojom fakturačnom alebo účtovnom systéme.
- E-faktúra obsahuje údaje o príjemcovi vrátane Peppol ID.
- Digitálny poštár odosielateľa overí, či je príjemca dostupný a aký dokument môže prijať.
- E-faktúru bezpečne odošle digitálnemu poštárovi príjemcu.
- Príjemca nájde doklad vo svojom webovom rozhraní alebo v systéme, ktorý používa na prácu s e-faktúrami.
Digitálny poštár teda funguje ako doručovací kanál medzi dodávateľom a odberateľom. Firma sa pripojí k svojmu poskytovateľovi a môže komunikovať s ostatnými účastníkmi siete.
Ak podnikateľ potrebuje najmä prijímať e-faktúry, webové rozhranie mu poskytne jednoduché miesto, kde prijaté doklady vidí a uchováva.
Ako viem, že e-faktúra bola doručená?
Pri odoslaní e-faktúry je dôležité vedieť, či sa dokument úspešne dostal k digitálnemu poštárovi príjemcu. Peppol pri doručovaní pracuje s technickými potvrdeniami a stavmi správy.
Konkrétne zobrazenie stavov závisí od používaného riešenia. Kvalitný digitálny poštár však používateľovi typicky umožní sledovať:
- potvrdenie o odoslaní e-faktúry,
- informáciu o úspešnom doručení digitálnemu poštárovi príjemcu,
- chybový stav, ak príjemca nie je dostupný alebo doklad nespĺňa požiadavky,
- dôvod neúspešného doručenia, ak ho systém vie identifikovať.
Takýto prehľad pomáha firme reagovať včas. Ak sa faktúru nepodarí doručiť, odosielateľ nemusí čakať, či sa problém prejaví až pri platbe alebo v komunikácii s obchodným partnerom.
Certifikovaný digitálny poštár vytvára dohľadateľný proces doručovania v sieti Peppol a pomáha firme pracovať so stavom dokumentu prehľadne.
Doručenie nie je to isté ako spracovanie
Potvrdenie o doručení znamená, že e-faktúra úspešne prišla do riešenia príjemcu. Neznamená automaticky, že ju už niekto otvoril, skontroloval, schválil, zaúčtoval alebo uhradil.
Tento rozdiel je dôležitý najmä vo firmách, kde s prijatými faktúrami pracuje viac ľudí. Majiteľ firmy môže mať prístup k dokladom, účtovník ich môže kontrolovať a zodpovedný pracovník môže schvaľovať ich vecnú správnosť.
Po doručení prijatej e-faktúry sa preto začína ďalšia časť procesu. Firma môže faktúru zaradiť medzi náklady, overiť položky, priradiť ho k objednávke alebo pripraviť na úhradu, ale to sa už deje v účtovnom systéme firmy.
Prečo je digitálne doručovanie spoľahlivé?
Peppol pracuje s jednoznačným identifikátorom príjemcu, kontrolou jeho schopnosti dokument prijať a so zabezpečenou výmenou medzi poskytovateľmi.
Pre firmu to prináša niekoľko praktických výhod:
- faktúra smeruje ku konkrétnemu príjemcovi podľa Peppol ID,
- systém overuje, či príjemca daný dokument podporuje,
- stav doručenia je možné sledovať,
- chybu možno identifikovať a riešiť,
- doklad sa dá ďalej spracovať v interných postupoch,
- vzniká dohľadateľná stopa doručenia.