E-fakturácia sa netýka iba veľkých firiem s vlastným účtovným oddelením. Mnohí živnostníci a malé firmy e-faktúry síce nevystavujú, ale prijímajú ich od dodávateľov za služby, materiál, nájom, telefón, softvér alebo účtovníctvo.
Od 1. januára 2027 bude v zákonom určených prípadoch dôležité vedieť elektronické faktúry aj prijímať. Pre podnikateľa s menším objemom dokladov pritom nemusí byť riešením nový systém. Často stačí mať jednoduchú schránku na bezpečný príjem faktúr.
1. Ste živnostník alebo malá firma
Prvý signál je jednoduchý: podnikáte, vykonávate ekonomickú činnosť a dostávate faktúry, ktoré si dávate do nákladov. Môže ísť o živnostníka, slobodné povolanie alebo malú spoločnosť, ktorá nevystavuje faktúry.
Nie každý živnostník má externého účtovníka. Mnohí si vedú evidenciu sami, priebežne si uchovávajú faktúry pre daňové účely alebo ich spracujú až pri príprave podkladov na daňové priznanie. Aj v takom prípade potrebujú mať prijaté doklady na jednom bezpečnom a prehľadnom mieste.
Praktické vysvetlenie, koho sa e-fakturácia týka, pomáha odlíšiť situácie, v ktorých podnikateľ faktúry vystavuje, od situácií, v ktorých ich najmä prijíma. Ak faktúry sami nevystavujete, ale pravidelne ich dostávate od dodávateľov, tento scenár sa vás týka.
2. Potrebujete najmä prijímať e-faktúry
Druhý signál je, že faktúry prijímate. Chodia vám pravidelne a používate ich ako nákladové doklady. Môže ísť napríklad o faktúry za telefón, internet, nájom, energiu, materiál, služobné auto, licencie alebo odborné služby.
Bezplatný Peppol Box je určený práve pre tento scenár. E-faktúra dorazí cez Peppol sieť do webovej aplikácie, kde si ju môžete pozrieť, skontrolovať a uchovať. Ak spolupracujete s účtovníkom, môžete mu podľa potreby vytvoriť prístup. Ak si evidenciu vediete sami, faktúry máte k dispozícii bez hľadania v e-mailoch a priečinkoch.
Pri prijímaní e-faktúr cez digitálneho poštára sa doklad doručí automaticky. Nemusíte čakať na preposlanie dokumentu, ručne ho ukladať ani kontrolovať, do ktorej schránky prišiel.
3. Nechcete riešiť zložitú integráciu
Tretí signál: nepotrebujete budovať rozsiahly podnikový systém. Nemáte interné IT oddelenie, nepoužívate zložité účtovné systémy.
Pre malého podnikateľa je často najvhodnejšie jednoduché webové rozhranie. Prihlásite sa, vidíte prijaté doklady a podľa potreby ich sprístupníte inému subjektu. Nie je nutné meniť zaužívaný spôsob evidencie ani zavádzať nový softvér.
Po doručení prijatej e-faktúry máte doklad k dispozícii na ďalšiu prácu. Môžete ho sledovať, uchovať, alebo aj vytlačiť.
4. Chcete mať prijaté e-faktúry v jednej schránke
Štvrtý signál sa často objaví v každodennej praxi. Faktúry chodia do rôznych e-mailových schránok, niektoré sa uložia hneď, iné až neskôr a ďalšie treba hľadať v poštovej schránke.
Jedna digitálna schránka na prijaté e-faktúry zjednoduší kontrolu aj uchovávanie dokladov. Ak si evidenciu vediete sami, všetky dôležité faktúry nájdete na jednom mieste. Ak pracujete s účtovníkom, obaja môžete mať podľa nastavených oprávnení prístup k rovnakým dokladom.
V Digitálnom poštárovi Flowis je možné nastaviť prístupy podľa roly používateľa. Dôležité je aj bezpečné doručenie a dohľadateľnosť. Certifikovaný digitálny poštár doručuje faktúry cez Peppol, nie ako bežnú e-mailovú prílohu.
Čo získate bezplatným Peppol Boxom
- jedno miesto na prijaté e-faktúry,
- prehľad o faktúrach a nákladoch,
- možnosť uchovávať faktúry pre vlastnú evidenciu,
- prístup pre účtovníka, ak ho potrebujete,
- riešenie bez zložitého technického nastavovania.
Keď firma porastie, proces môže rásť s ňou
Bezplatný Peppol Box je vhodný pre podnikateľa, ktorý potrebuje prijímať faktúry. Ak budete v budúcnosti potrebovať e-faktúry aj vystavovať, jednoducho prejdete na vyšší balík.
Začnite tým, čo naozaj potrebujete
Ak ste živnostník alebo malá firma, faktúry hlavne prijímate do nákladov, nechcete riešiť zložitú techniku a chcete ich mať v jednoduchej schránke, bezplatný Peppol Box je praktický a ideálny začiatok.
E-fakturácia nemusí znamenať veľkú zmenu. Pre mnohých podnikateľov stačí mať pripravený bezpečný spôsob, ako faktúru prijať, vidieť a uchovať.