E-fakturácia bude od 1. januára 2027 platiť v zákonom určených tuzemských prípadoch. Už dnes sa preto medzi firmami, účtovníkmi a dodávateľmi softvéru objavujú obavy, ktoré vychádzajú skôr zo skúseností s PDF prílohami v e-maili než z reálneho fungovania štruktúrovaných faktúr.
Dobrá správa je, že väčšina zmien sa dá zvládnuť bez výmeny celého účtovného systému. Dôležité je rozumieť tomu, ako funguje doručenie, prístupy používateľov a automatické spracovanie údajov.
1. Mýtus: E-fakturácia je slovenský experiment
Elektronická fakturácia nie je izolovaná slovenská novinka. Vychádza z európskeho smerovania a pri výmene dokladov využíva sieť Peppol, ktorá už funguje vo viacerých krajinách. Pre firmu to znamená, že sa nepripája k uzavretému lokálnemu systému, ale k štandardu určenému na interoperabilnú výmenu dokumentov.
Pri zavádzaní je užitočné rozumieť, koho sa elektronická fakturácia týka a kto bude mať povinnosť faktúry prijímať alebo vystavovať.
2. Mýtus: E-faktúra je obyčajné PDF poslané e-mailom
PDF môže slúžiť na zobrazenie dokladu, ale samotná e-faktúra je štruktúrovaný dokument, ktorého údaje dokáže systém spracovať automaticky. Práve preto odpadá veľká časť ručného prepisovania čísiel faktúr, súm, DPH či údajov dodávateľa.
V digitálnom poštárovi sa faktúra zobrazuje používateľovi čitateľne, hoci jej dáta prichádzajú v štandardizovanom formáte. Účtovník teda nebude pracovať s XML súborom priamo.
3. Mýtus: Účtovník sa bude musieť naučiť technický formát faktúry
Technický formát rieši systém na pozadí. Účtovník potrebuje vidieť doklad, skontrolovať údaje, nasledne ho vo svojom systéme priradiť k objednávke a zaúčtovať ho. Pri prijímaní a odosielaní e-faktúr sa pracuje s prehľadným rozhraním, nie s ručným čítaním XML značiek.
Faktúra sa po doručení môže automaticky objaviť vo weobovom rozhraní, kde k nej majú podľa nastavených oprávnení prístup vlastník firmy, účtovník či interný tím. Účtovníci už nemusia čakať, kým niekto dokument stiahne a prepošle e-mailom.
4. Mýtus: E-fakturácia vyžaduje nový a drahý účtovný systém
Firmy nepotrebujú nový účtovný systém. Pri menšom objeme dokladov môže stačiť webové rozhranie digitálneho poštára. Ak firma už účtovný alebo účtovný systém používa, môže ho doplniť o napojenie na príjem a odosielanie faktúr.
Pri API integrácii sa údaje z doručených e-faktúr automaticky prenášajú do účtovného systému. Účtovník potom pracuje tam, kde má bežnú účtovnú agendu, bez manuálneho sťahovania, ukladania a prepisovania dokumentov.
5. Mýtus: E-faktúry sú menej bezpečné než e-mailové prílohy
Bežný e-mail môže obsahovať podvrhnutú faktúru alebo upravené bankové údaje. Pri elektronickej výmene cez Peppol sa využíva overená identita účastníkov a zabezpečený prenos. To znižuje riziko, že dokument príde od neznámeho odosielateľa alebo sa počas doručenia zmení.
Pre firmu je však dôležité riešiť aj oprávnenia používateľov. Zabezpečenie údajov a procesov je dôležitá téma. Digitálnym poštárom nemôže byť každý. Je dôležité aby spĺňal technické, procesné požiadavky eFaktúry a bezpečnostné štandardy ISO a SOC 2.
6. Mýtus: Ak sa s partnerom dohodnem na e-maile, digitálneho poštára nepotrebujem
Dohoda na inom kanáli nezabezpečí, že firma bude pripravená elektronické faktúry prijímať. V prípadoch, kde zákon pripúšťa alternatívny spôsob doručenia, navyše e-faktúra stále nemôže byť iba PDF prílohou. Musí ísť o štruktúrovaný dokument.
Doručenie cez certifikovaného digitálneho poštára prináša aj dohľadateľný záznam o odoslaní a prijatí. To je praktické pri sporoch o splatnosť, doručenie alebo oneskorené spracovanie faktúry.
7. Mýtus: E-fakturácia je len ďalšia administratívna povinnosť
Jej cieľom je administratívu znižovať. Odstráni ručné prepisovanie údajov, obmedzí chybovosť, zrýchli spracovanie dokladov a zjednoduší archiváciu. Faktúry môžu informačné systémy spracovať automaticky bez opakovaného zadávania údajov.
V ďalších etapách sa počíta aj s postupným nahrádzaním niektorých existujúcich výkazov vrátane kontrolného výkazu k DPH. Podnikatelia tak nebudú musieť vypĺňať rovnaké údaje vo viacerých formulároch.
8. Mýtus: Externý účtovník musí mať prístup do celého informačného systému firmy
Účtovník nepotrebuje automaticky prístup ku všetkým firemným dátam. Firma mu môže vytvoriť rolu priamo vo webovom rozhraní digitálneho poštára. Vidí prijaté faktúry a môže ich spracovať, zatiaľ čo vlastník alebo manažér si ponechá schvaľovanie a správu používateľov.
Takéto oddelenie spracovania, schvaľovania a platby znižuje riziko chýb aj neoprávnených úkonov. Riadenie pracovných postupov pritom pomáha presne určiť, kto má v procese akú úlohu.
9. Mýtus: E-fakturácia nemá pre firmu reálny prínos
Prínos nie je len v rýchlejšom doručení. Firma získava lepší prehľad o prijatých a odoslaných faktúrach, menej manuálnej práce, nižšiu chybovosť a jednoduchšiu spoluprácu medzi účtovníctvom, financiami a prevádzkou.
V jednotnom digitálnom prostredí pre procesy možno prepojiť doručenie dokladu so schvaľovaním, účtovaním a ďalšími krokmi.
10. Mýtus: Na prípravu na e-fakturáciu nie je dostatok času
Ako je to v skutočnosti: Rok 2026 je obdobím prípravy a postupného zapájania do e-fakturácie pred zavedením povinnosti od 1. januára 2027. Firmy tak majú priestor vybrať vhodné riešenie, overiť pripravenosť účtovného systému a nastaviť procesy pre prijímanie, spracovanie aj schvaľovanie faktúr.
V Digitálnom poštárovi Flowis sa snažíme e-fakturáciu vysvetľovať jednoducho a prakticky. Pravidelne pripravujeme webináre o e-fakturácii, kde riešime konkrétne otázky z praxe, a dôležité postupy sprístupňujeme cez manuály a dokumentáciu. Aktuálne informácie a stručné vysvetlenia zdieľame aj prostredníctvom sociálnych sietí: Facebook, Instagram a LinkedIn.
Čo si z mýtov odniesť
E-fakturácia nie je o tom, aby firma ručne zvládala viac technických krokov. Je o spoľahlivom doručení dát, dostupnosti faktúry pre správnych ľudí a možnosti spracovať ju bez zbytočného prepisovania.
Najlepšie výsledky prinesie nastavenie, v ktorom digitálny poštár doručí faktúru, účtovník ju vie ihneď spracovať, schvaľovateľ vidí iba svoje kroky a účtovný systém dostane údaje automaticky.