Bezpečnosť e-faktúr nie je len otázkou formátu dokumentu. Elektronická faktúra obsahuje obchodné, účtovné a finančné údaje, ktoré prechádzajú medzi firmami, účtovnými systémami, ERP riešeniami a doručovacou infraštruktúrou.
Preto nestačí riešiť iba to, či firma dokáže e-faktúru vystaviť.
Dôležité je aj to, kto má k faktúre prístup, či sa dostane správnemu príjemcovi, čo sa s ňou počas spracovania deje a či sa údaje medzi systémami prenášajú bez zbytočného ručného prepisovania.
Ak si najprv potrebujete ujasniť, čo elektronická faktúra znamená a čím sa líši od bežného PDF, odporúčame začať článkom E-faktúra nie je PDF.
Teraz sa pozrieme na bezpečnosť. Kde môžu pri e-fakturácii vzniknúť riziká a ako ich pomáha riešiť Digitálny poštár Flowis?
Prečo nestačí poslať faktúru ako PDF e-mailom
PDF faktúra poslaná e-mailom je jednoduchá a firmy sú na tento spôsob práce zvyknuté.
Má však svoje slabé miesta.
E-mail môže byť odoslaný nesprávnej osobe. Príloha môže zostať nepovšimnutá v schránke, môže byť ďalej preposlaná alebo uložená na miesto, kde ju neskôr treba dohľadávať.
Problémom môže byť aj samotné spracovanie.
Kedy faktúra prišla? Kto ju spracoval? Bola už zaúčtovaná? Dostala sa do ERP? Nebola spracovaná dvakrát?
Pri malom počte faktúr sa podobné situácie dajú zvládnuť manuálne. S rastúcim počtom dokladov však pribúdajú ručné kroky a s nimi aj priestor na chyby.
E-fakturácia tento proces mení.
Namiesto dokumentu určeného predovšetkým na čítanie človekom pracuje so štruktúrovanými údajmi, ktoré dokážu spracovať aj informačné systémy.
V prostredí Peppol sa e-faktúry posielajú v štandardizovanej podobe, vďaka ktorej ich dokážu informačné systémy automaticky spracovať.
V praxi to znamená, že údaje z faktúry nemusí účtovník ručne prepisovať. Systém ich môže načítať, skontrolovať a ďalej spracovať.
Samotný formát však nestačí.
Dôležitý je celý proces od vytvorenia faktúry až po jej doručenie a spracovanie.
1. Faktúra sa dostane nesprávnemu príjemcovi
Pri faktúre je dôležité vedieť, kto ju posiela a komu je určená.
Ak sa dokument dostane k nesprávnemu príjemcovi alebo nie je správne identifikovaný odosielateľ, môže to spôsobiť zdržanie alebo chybu pri ďalšom spracovaní.
Pri e-fakturácii sa preto nespoliehame iba na názov firmy alebo e-mailovú adresu.
Dôležitá je jednoznačná identifikácia účastníkov a správne smerovanie dokumentu.
2. Faktúra zostane mimo kontrolovaného procesu
Nie každé bezpečnostné riziko vzniká útokom zvonku.
Často vznikne úplne bežne.
Faktúra príde jednému človeku do e-mailu. Ten ju prepošle účtovníčke. Ďalší kolega ju uloží do priečinka a niekto iný údaje prepíše do ERP.
Čím viac takýchto krokov vzniká, tým ťažšie sa udržiava prehľad.
Dokument sa môže stratiť, zostať nespracovaný alebo sa môže spracovať viackrát.
Pri e-fakturácii preto nejde iba o nahradenie PDF súboru XML súborom.
Dôležité je dostať faktúru do jasného a kontrolovaného procesu.
3. Údaje sa ručne prepisujú
Ručné prepisovanie údajov z faktúr je ďalším miestom, kde môžu vzniknúť chyby.
Stačí nesprávne prepísať IBAN, sumu, variabilný symbol, IČO alebo dátum splatnosti.
Štruktúrovaná e-faktúra umožňuje tieto údaje prenášať medzi systémami automaticky.
Účtovný alebo ERP systém ich tak môže načítať bez toho, aby ich človek opakovane prepisoval.
Výsledkom je menej manuálnej práce a menší priestor na chyby pri zadávaní údajov.
4. K faktúram má prístup viac ľudí, než je potrebné
Faktúry obsahujú citlivé obchodné a finančné údaje.
Preto je dôležité vedieť, kto k nim má prístup.
Iné informácie potrebuje účtovník, iné vedenie firmy a iné externá účtovná spoločnosť.
Dobre nastavené prístupy pomáhajú zabezpečiť, aby používatelia pracovali iba s údajmi, ktoré potrebujú na svoju úlohu.
Dôležité je to najmä vo firmách s viacerými oddeleniami alebo pri spolupráci s externým účtovníkom.
5. Firma nevie spätne zistiť, čo sa s faktúrou stalo
Pri faktúrach je dôležitá aj história.
Firma môže potrebovať zistiť, kedy dokument odoslala, kam smeroval alebo v akom stave sa nachádza.
Ak sú tieto informácie rozdelené medzi e-maily, priečinky a účtovný systém, ich dohľadávanie môže byť zdĺhavé.
Digitálny proces umožňuje mať históriu a stav spracovania faktúr prehľadnejšie na jednom mieste.
Auditná stopa tak pomáha pri účtovníctve, internej kontrole aj pri riešení konkrétnej faktúry s dodávateľom alebo odberateľom.
6. E-fakturácia funguje oddelene od ERP
Kvôli e-fakturácii nemusí firma automaticky meniť svoj účtovný alebo ERP systém.
Dôležité je jeho napojenie.
Ak zamestnanci musia faktúry medzi systémami manuálne exportovať, nahrávať alebo prepisovať, pribúda práca a vznikajú ďalšie miesta pre chyby.
Digitálny poštár Flowis preto počíta s napojením na existujúce účtovné, fakturačné a ERP systémy.
Ak váš systém dokáže vytvoriť požadovanú štruktúrovanú e-faktúru, môže ju odovzdať na ďalšie spracovanie a doručenie.
Ak takýto výstup nemá, riešením môže byť konverzia dostupných fakturačných údajov do požadovanej štruktúry.
Technické možnosti nájdete na stránke API integrácie pre ERP systémy.
Ako Digitálny poštár Flowis pomáha zvýšiť bezpečnosť e-faktúr
Pri bezpečnosti e-faktúr je dôležité, aby doručovanie, kontrola dokumentov, prístupy používateľov a napojenie na existujúce systémy fungovali ako jeden proces.
Dôležité je, ako spolu funguje doručovanie, kontrola dokumentov, prístupy používateľov, história a napojenie na existujúce systémy.
Faktúry prechádzajú kontrolovaným procesom
Digitálny poštár Flowis pomáha firmám prijímať a odosielať e-faktúry cez požadovanú infraštruktúru.
Firma tak nemusí stavať celý proces na posielaní príloh e-mailom.
Získava jasnejší spôsob prijímania a odosielania faktúr a lepší prehľad o ich stave.
Štruktúrované údaje sa dajú kontrolovať
E-faktúra obsahuje údaje v štruktúre, ktorej rozumejú informačné systémy.
To umožňuje automaticky kontrolovať požadované údaje ešte pred ďalším spracovaním.
Pre firmu to znamená menej manuálnych krokov a lepšiu kontrolu nad tým, aké údaje vstupujú do ďalšieho procesu.
História pomáha udržať prehľad
Pri digitálnom spracovaní je možné evidovať informácie o priebehu spracovania dokumentu.
Firma tak môže jednoduchšie zistiť, čo prišlo, čo bolo odoslané a v akom stave sa faktúra nachádza.
Namiesto dohľadávania informácií v e-mailoch získava prehľadnejšiu históriu.
Prístupy sa dajú nastaviť podľa potreby
Nie každý používateľ potrebuje vidieť všetko.
Riadenie prístupov pomáha oddeliť používateľov a ich úlohy.
Praktické je to napríklad pri externých účtovníkoch, účtovných spoločnostiach alebo vo firmách, kde s faktúrami pracuje viac ľudí.
Bezpečnosť je súčasťou celého riešenia
Bezpečnosť nie je iba vlastnosť samotného súboru.
Patrí sem aj kontrola prístupov, história, spoľahlivosť procesov a spôsob prevádzky služby.
Pri práci s citlivými účtovnými a obchodnými údajmi je preto dôležité pozerať sa na celý proces, nielen na formát faktúry.
Viac o prístupe Flowis k tejto oblasti nájdete na stránke Zabezpečenie Digitálneho poštára.
Bez výmeny existujúceho systému
Nové riešenie by nemalo účtovníkom pridávať ďalšiu manuálnu prácu.
Preto je dôležité napojenie na systémy, ktoré firma už používa.
Digitálny poštár Flowis môže doplniť existujúci účtovný alebo ERP systém o prijímanie a odosielanie e-faktúr.
Firma si tak môže ponechať svoje zaužívané procesy a pripraviť sa na e-fakturáciu postupne.
Bezpečnosť e-faktúr je súčasťou celého procesu
Pri bezpečnosti e-faktúr nejde iba o samotný súbor.
Dôležité je vedieť, kto dokument posiela, komu je určený, kto k nemu má prístup, čo sa s ním deje a ako sa jeho údaje dostanú do účtovného systému.
Práve tu môže pomôcť Digitálny poštár Flowis.
Prepája prijímanie a odosielanie e-faktúr, kontrolu dokumentov, prehľad o ich stave a napojenie na existujúce systémy.
E-fakturácia tak nemusí znamenať ďalší komplikovaný proces. Dá sa nastaviť postupne, prehľadne a bez zbytočnej zložitosti.
Chcete vedieť, ako môže Digitálny poštár Flowis fungovať s vaším účtovným alebo ERP systémom? Pozrite si možnosti integrácie pre ERP systémy alebo nás kontaktujte cez stránku Digitálneho poštára.