Prepojenie e-fakturačného systému s ERP bude od roku 2027 dôležitou témou pre firmy, ktoré sa chcú pripraviť na elektronickú fakturáciu bez výmeny softvéru a bez zásahu do existujúcich procesov. Pri tuzemských transakciách sa postupne zavádza povinná e-fakturácia, ktorá bude vyžadovať vystavovanie, odosielanie a prijímanie elektronických faktúr v štruktúrovanom formáte.

Pre mnohé firmy preto vzniká otázka: bude potrebné meniť ERP systém, prepracovať interné procesy alebo investovať do náročnej integrácie?

Dobrá správa je, že moderné riešenia umožňujú zaviesť e-fakturáciu bez zásadných zásahov do existujúcich procesov a bez potreby výmeny ERP systému.

Ak si ešte nie ste istí, čo presne bude od roku 2027 povinné, prečítajte si článok:
E-faktúra ≠ PDF: čo presne bude povinné od 1. 1. 2027

Prečo sa firmy obávajú integrácie e-fakturácie

Pri diskusiách o e-fakturácii sa najčastejšie objavujú obavy z:

• vysokých nákladov na implementáciu,
• zmien v zaužívaných procesoch,
• výpadkov prevádzky počas nasadenia,
• potreby výmeny existujúceho ERP systému,
• zložitej komunikácie s Finančnou správou.

ERP systémy sú často jadrom firemných procesov a akýkoľvek zásah do nich predstavuje riziko. Mnohé firmy sa preto domnievajú, že zavedenie elektronickej fakturácie bude znamenať rozsiahly IT projekt.

V praxi však existujú riešenia, ktoré umožňujú zachovať existujúce procesy a zároveň splniť nové legislatívne požiadavky.

Čo znamená prepojenie ERP a e-fakturácie bez zásahu do procesov

Ideálny scenár vyzerá nasledovne:

• obchodné oddelenie vytvára faktúry rovnakým spôsobom ako doteraz,
• účtovníci pracujú vo svojom ERP systéme,
• schvaľovacie procesy zostávajú nezmenené,
• používatelia nemusia meniť svoje pracovné návyky.

Rozdiel je iba v tom, čo sa deje na pozadí systému.

Po vytvorení faktúry ERP automaticky odovzdá údaje na ďalšie spracovanie a komunikácia s prostredím elektronickej fakturácie prebieha bez zásahu používateľa.

Prepojenie e-fakturačného systému s ERP v praxi

Faktúra vzniká v ERP systéme

Elektronická faktúra nevzniká mimo firmy ani v novom softvéri. Vo väčšine prípadov používateľ pracuje presne tak, ako je zvyknutý dnes.

Faktúra sa vytvorí v ERP systéme alebo účtovnom programe a používateľ nemusí meniť svoje pracovné postupy.

Údaje sa automaticky spracujú

Po vytvorení faktúry sa údaje automaticky spracujú do formátu požadovaného pre elektronickú fakturáciu.

V závislosti od konkrétneho riešenia môže byť tento proces zabezpečený priamo ERP systémom alebo prostredníctvom integračnej vrstvy medzi ERP a systémom pre e-fakturáciu.

Cieľom je zabezpečiť, aby elektronická faktúra spĺňala technické a legislatívne požiadavky bez potreby zásahov do existujúcich firemných procesov.

Elektronická faktúra sa bezpečne odošle

Po spracovaní elektronickej faktúry systém zabezpečí jej bezpečné odoslanie príjemcovi.

Rovnakým spôsobom je možné prijímať aj elektronické faktúry od dodávateľov a automaticky ich spracovávať vo firemných systémoch.

Používateľ naďalej pracuje vo svojom ERP

Najväčšou výhodou moderných riešení je, že zamestnanci nemusia meniť spôsob práce.

Obchodné, finančné a účtovné oddelenia môžu naďalej používať svoje existujúce ERP systémy a interné schvaľovacie procesy.

Ako spolupracujú ERP systém a digitálny poštár

Pri elektronickej fakturácii má každá časť riešenia svoju úlohu.

ERP systém slúži na vytváranie, evidenciu a spracovanie faktúr.

Digitálny poštár zabezpečuje elektronickú výmenu dokumentov medzi jednotlivými subjektmi a komunikáciu v prostredí elektronickej fakturácie.

Vďaka tomuto rozdeleniu môžu firmy pokračovať v používaní svojich existujúcich systémov bez potreby rozsiahlych úprav.

Aké ERP systémy možno prepojiť

V praxi možno integrovať väčšinu bežne používaných riešení:

• SAP
• Microsoft Dynamics
• Helios
• KROS
• Money
• Pohoda
• OBERON
• ABRA
• vlastné podnikové systémy

Dôležitá nie je značka ERP systému, ale spôsob integrácie a pripravenosť riešenia na elektronickú fakturáciu.

Prečo bude digitálny poštár kľúčový pri e-fakturácii od roku 2027

Úlohou digitálneho poštára nie je len odoslanie elektronickej faktúry.

Moderný digitálny poštár zabezpečuje:

• odosielanie elektronických faktúr,
• prijímanie elektronických faktúr,
• sledovanie stavu dokumentov,
• potvrdenia o doručení,
• bezpečnú výmenu dát.

Pri výbere partnera preto nebude dôležitá len cena, ale aj spoľahlivosť, bezpečnosť a pripravenosť na budúce legislatívne zmeny.

Viac o bezpečnosti sa dočítate v článku:
Prečo pri výbere digitálneho poštára riešiť ISO/IEC 27001

Na čo si dať pozor pri výbere riešenia

Pred výberom partnera pre e-fakturáciu odporúčame preveriť:

Možnosti integrácie

• Podporuje riešenie váš ERP systém?
• Umožňuje automatizované spracovanie faktúr?
• Je pripravené na budúce rozširovanie?

Bezpečnosť

Elektronické faktúry obsahujú obchodné a finančné údaje. Poskytovateľ by preto mal spĺňať vysoké bezpečnostné štandardy.

Budúce legislatívne zmeny

Systém by mal byť pripravený reagovať na nové požiadavky bez potreby rozsiahlych úprav.

Podporu prijatých aj odoslaných elektronických faktúr

Firma bude musieť nielen vystavovať, ale aj prijímať elektronické faktúry.

Prečo začať s prípravou na e-fakturáciu už teraz

Firmy, ktoré začnú s prípravou v predstihu, získajú čas na:

• analýzu procesov,
• výber vhodného riešenia,
• testovanie integrácie,
• zaškolenie používateľov,
• odstránenie prípadných technických problémov.

Príprava v predstihu zároveň minimalizuje riziko implementácie pod časovým tlakom tesne pred povinným termínom.

Súvisiaci článok:
Koľko vás bude stáť nepripravenosť na e-fakturáciu v roku 2027

Záver

Zavedenie e-fakturácie nemusí znamenať výmenu ERP systému ani zásadnú zmenu interných procesov.

Moderné riešenia umožňujú prepojiť existujúce ERP systémy s prostredím elektronickej fakturácie tak, aby používatelia mohli naďalej pracovať rovnakým spôsobom ako doteraz.

Správne nastavené prepojenie e-fakturačného systému s ERP umožňuje firmám pripraviť sa na elektronickú fakturáciu bez zbytočných zmien v každodennej práci.

Firmy, ktoré začnú s prípravou včas, získajú dostatok priestoru na výber vhodného partnera, otestovanie integrácie a bezproblémový prechod na elektronickú fakturáciu od roku 2027.