Prijatá e-faktúra sa po doručení nemusí tlačiť ani manuálne prepisovať. Pri správne nastavenom procese sa elektronický dokument dostane od dodávateľa cez doručovaciu službu do firemného systému, kde ho účtovníctvo alebo schvaľovateľ spracuje.
To je dôležité najmä pri príprave na elektronickú fakturáciu na Slovensku. Od 1. januára 2027 sa pri zákonom určených tuzemských transakciách má uplatňovať elektronická fakturácia v štruktúrovanom formáte. Aktuálne informácie a podmienky zverejňuje Finančná správa.
1. Dodávateľ odošle faktúru elektronicky
Prvým krokom je vytvorenie faktúry v štruktúrovanom elektronickom formáte. Na rozdiel od PDF nejde len o dokument určený na čítanie človekom. Faktúra obsahuje údaje, ktoré dokáže ďalší systém spracovať: identifikáciu dodávateľa a odberateľa, položky, dane, sumy, dátumy aj číslo objednávky.
Dodávateľ ju môže poslať cez Peppol alebo iný dohodnutý spôsob elektronického doručovania. Pre prijímateľa je podstatné, aby mal určené, kam takéto faktúry prichádzajú a kto ich ďalej spracuje.
2. E-faktúra sa doručí do firemného kanála
V tradičnom procese faktúra príde e-mailom na spoločnú adresu, kde ju niekto stiahne, pomenuje a prepošle ďalej, po prípade príde poštou. Pri e-faktúre môže doručenie prebehnúť priamo do zvoleného kanála firmy.
Týmto kanálom môže byť aplikácia alebo riešenie na prijímanie e-faktúr. Úlohou Digitálneho poštára je bezpečne prijať elektronický dokument a odovzdať ho firme v dohodnutom procese.
Pre účtovníctvo to znamená, že faktúry nemusia byť rozptýlené medzi e-mailovými schránkami, prílohami a zdieľanými priečinkami. Firma získava jedno miesto, z ktorého sa prijaté doklady posúvajú ďalej.
3. Systém priradí faktúru k správnemu procesu
Po doručení nemusí každá prijatá e-faktúra skončiť rovnakým spôsobom. Jedna môže ísť rovno do ERP, druhá najprv na schválenie a tretia sa môže priradiť ku konkrétnej objednávke, stredisku alebo projektu.
Firma si preto potrebuje dopredu určiť:
- kto prijaté e-faktúry sleduje,
- ktoré faktúry sa majú schvaľovať,
- podľa čoho sa majú priraďovať k objednávkam,
- kam sa majú posielať doklady bez objednávky,
- kto rieši neúplné alebo nezvyčajné faktúry.
V dobre nastavenom procese sa tieto pravidlá uplatnia automaticky. Účtovný tím tak nezačína každý deň triedením príloh, ale pracuje s faktúrami, ktoré už majú určeného vlastníka a ďalší krok.
4. Faktúra sa schváli a pripraví na zaúčtovanie
Doručenie faktúry ešte neznamená, že ju možno okamžite uhradiť. Firma si potrebuje potvrdiť, že objednaný tovar alebo služba boli dodané, cena sedí a náklad patrí do správneho obdobia.
Schvaľovanie môže byť jednoduché, napríklad potvrdenie vedúceho e-mailom. Pri väčšom objeme faktúr je však vhodnejšie mať jasný workflow. Schvaľovateľ vidí, čo má urobiť, tím vie, kde sa dokument nachádza, a firma má záznam o tom, kto rozhodnutie vykonal.
Pri prijatých e-faktúrach je výhodou práve dostupnosť štruktúrovaných údajov. Systém môže pracovať s presnými údajmi ako číslo faktúry, suma, splatnosť alebo objednávka bez ručného opisovania z PDF alebo papiera.
5. Údaje sa prenesú do účtovného systému
Po schválení sa faktúra zaúčtuje alebo pripraví na export do účtovného systému. Rozsah automatizácie závisí od používaného ERP a od toho, ako je proces navrhnutý.
Niektoré firmy potrebujú iba bezpečne prijať e-faktúru a otvoriť ju vo webovom rozhraní. Iné chcú automaticky vytvoriť záväzok v systéme, doplniť stredisko, priradiť objednávku a posunúť doklad na úhradu.
Dôležité je nerozhodovať sa len podľa toho, či firma dnes používa účtovný systém. Aj menší podnik môže začať s jednoduchým prijímaním e-faktúr a integráciu doplniť neskôr. Väčšia firma by mala riešiť najmä to, ako sa prijaté dokumenty prepájajú so schvaľovaním, objednávkami a účtovníctvom.
6. Faktúra zostáva dohľadateľná aj po zaúčtovaní
Posledným krokom je archivácia a možnosť doklad neskôr nájsť. Účtovný tím potrebuje vedieť, od koho faktúra prišla, kedy bola doručená, kto ju schválil a ako sa zaúčtovala.
Pri elektronickom procese je preto dôležitá auditná stopa. Pomáha pri bežnej kontrole, pri riešení otázok s dodávateľom aj pri internom audite. Ak firma faktúru dohľadáva len cez e-mail alebo názov PDF súboru, proces sa rýchlo stáva neprehľadným.
Ako si pripraviť prijímanie e-faktúr
Najpraktickejšie je začať tromi otázkami. Kam má faktúra prísť? Kto rozhodne, čo sa s ňou stane? A do akého systému sa majú jej údaje dostať?
Ak firma tieto odpovede pozná, môže si vybrať spôsob doručovania a rozsah integrácie. Prijímanie e-faktúr cez digitálneho poštára potom môže vytvoriť spojenie medzi dodávateľmi, Peppol sieťou, účtovným systémom bez toho, aby účtovníci museli každý doklad ručne prenášať.
Prijatá e-faktúra teda nie je iba nový formát dokumentu. Je to príležitosť upratať proces, ktorý sa vo firmách často stále začína e-mailovou prílohou a končí ručným prepisovaním údajov.