Keď firma dostane faktúru e-mailom v PDF, na prvý pohľad je všetko v poriadku. Účtovník ju otvorí, skontroluje dodávateľa, sumu a splatnosť, potom údaje prepíše alebo prenesie do účtovného systému. Pri väčšom počte dokladov je však tento postup pomalý, závislý od človeka. Od roku 2027 prichádza zmena v podobe povinnej e-fakturácie.
PDF faktúra nie je to isté ako e-faktúra. PDF zobrazuje informácie vo vizuálnej podobe. Štruktúrovaná e-faktúra ich posiela vo formáte, s ktorým dokáže pracovať aj firemný systém. Práve tento rozdiel rozhoduje o tom, či firma faktúry iba prijíma, alebo ich dokáže efektívne spracovať.
PDF je dokument na čítanie, nie na automatické spracovanie
PDF je praktický formát na zobrazenie faktúry. Zachová rozloženie, dá sa vytlačiť a človek v ňom rýchlo nájde sumu, dátum aj položky. Problém vzniká vtedy, keď má rovnaké údaje použiť účtovníctvo, schvaľovateľ alebo účtovný systém.
Systémy na automatizáciu procesov zo štrukturovanej faktúry budú vedieť s istotou určiť, kde je číslo faktúry, ktorá suma je výsledná, aká je sadzba DPH alebo ku ktorej objednávke patrí. Automatické spracovanie faktúr nezačína až pri zaúčtovaní. Začína už tým, v akom formáte firma dokument dostane.
Čo obsahuje e-faktúra navyše
E-faktúra nie je len PDF pripojené k e-mailu. Je to dokument vytvorený, odoslaný a prijatý v štruktúrovanom elektronickom formáte. Údaje ako identifikácia dodávateľa, položky, sadzby DPH, číslo objednávky či splatnosť sú uložené tak, aby ich vedel systém načítať a ďalej použiť.
V praxi to znamená, že údaje v XML štandardizovanom formáte nie sú iba vizuálne zobrazené. Majú presne určený význam. Systém tak vie rozpoznať, čo je číslo faktúry, čo je celková suma a čo má zaradiť k konkrétnemu dodávateľovi.
Pre prijímateľa je podstatné, že prijatá e-faktúra môže vstúpiť do firemného procesu bez toho, aby ju niekto najprv manuálne prepisoval. Samotná automatizácia závisí od nastavenia firmy, ale kvalitný vstupný formát je jej nevyhnutným základom.
Ako sa mení proces pri prijatej e-faktúre
Pri PDF faktúre býva bežný postup jednoduchý: e-mail, príloha, kontrola, prepis a schválenie e-mailom, v systéme, niekedy dokonca aj na vytlačenej faktúre. Pri e-faktúre môže firma nastaviť proces presnejšie.
Najskôr dokument príde cez zvolený doručovací kanál. Následne sa môže automaticky priradiť k dodávateľovi, objednávke, nákladovému stredisku alebo konkrétnemu schvaľovateľovi. Účtovníctvo tak nepracuje s neprehľadnou schránkou príloh, ale s dokladmi, ktoré už majú určený ďalší krok.
To neznamená, že každá faktúra sa zaúčtuje bez kontroly. Firma stále potrebuje overiť, či bol tovar alebo služba dodaná, či suma zodpovedá dohode a kto má výdavok schváliť. Rozdiel je v tom, že účtovníctvo nemusí údaje prepisovať z dokumentu, ktorý mu prišiel e-mailom.
Dobre nastavený workflow prijatých faktúr zároveň ukáže, kde sa doklad nachádza. Finančný tím vidí, či faktúra čaká na schválenie, či už bola prenesená do ERP alebo či je pripravená na úhradu. To znižuje potrebu dohľadávať faktúry v e-mailoch a pýtať sa kolegov, kto má dokument práve na starosti.
Prečo je to dôležité pre účtovné tímy
Ak firma používa účtovný systém, cieľom nie je len otvoriť e-faktúru vo webovom rozhraní. Dôležité je, aby sa potrebné údaje dostali do správneho procesu: záväzkov, schvaľovania, párovania objednávok alebo archívu.
Účtovný systém môže so štruktúrovanými údajmi pracovať presnejšie než s PDF prílohou. To neznamená, že každá firma musí mať rozsiahlu integráciu hneď od začiatku. Menší podnik môže začať jednoduchým prijímaním e-faktúr. Väčšia firma môže postupne doplniť automatický prenos do ERP a pravidlá schvaľovania.
Ak cieľom nie je iba doručenie, ale aj spracovanie, pomáha prepojiť prijaté dokumenty s procesnou automatizáciou. Flowis je relevantný najmä tam, kde firma chce riadiť schvaľovanie, prácu s objednávkami a ďalšie kroky po prijatí faktúry.
Čo by si mala firma nastaviť už teraz
Pri prechode z PDF faktúr na e-faktúry si firma nemusí naraz meniť celý účtovný proces. Potrebuje však poznať odpovede na niekoľko praktických otázok:
- Kam budú prichádzať elektronické faktúry od dodávateľov?
- Kto bude zodpovedný za ich kontrolu a schvaľovanie?
- Ako sa budú faktúry párovať s objednávkami a príjemkami?
- Kde bude dostupná auditná stopa o doručení a spracovaní dokladu?
Pre firmy, ktoré chcú mať doručenie e-faktúr pod kontrolou, je dôležitý aj výber správneho riešenia. Prijímanie e-faktúr cez Digitálneho poštára môže vytvoriť spojenie medzi dodávateľmi, sieťou Peppol a internými systémami firmy.
E-faktúra nie je iba povinnosť, ale lepší vstup do procesu
Slovenská e-faktúra sa týka aj spôsobu prijímania dokladov. Od 1. januára 2027 sa pri zákonom určených tuzemských transakciách uplatní elektronická fakturácia v štruktúrovanom formáte. Presné pravidlá, harmonogram a odpovede na praktické otázky zverejňuje Finančná správa.