Mnohé firmy si pri elektronickej fakturácii kladú praktickú otázku: musíme mať jedného digitálneho poštára na všetko, alebo vieme kombinovať rôzne riešenia podľa toho, čo nám viac vyhovuje?
V praxi môžete mať aj viac digitálnych poštárov. Dôležité je rozlišovať medzi tým, cez koho riešite vystavené e-faktúry, a cez koho prijaté. Práve tu vzniká priestor nastaviť si procesy tak, aby fungovali pre vašu firmu čo najjednoduchšie.
Kedy dáva zmysel mať viacerých digitálnych poštárov
Nie každá firma potrebuje meniť celý svoj fakturačný proces naraz. Často už má zabehnutý spôsob vystavovania faktúr, ktorý je naviazaný na účtovný systém, interné postupy alebo externú účtovnú firmu. To však ešte neznamená, že rovnaké riešenie musí používať aj pre prijaté faktúry.
Práve naopak. V mnohých prípadoch dáva zmysel ponechať si existujúci spôsob odosielania vystavených e-faktúr a samostatne vyriešiť príjem cez iného digitálneho poštára. Takto viete získať lepší prehľad, kontrolu a jednoduchšie spracovanie prijatých dokladov bez toho, aby ste zasahovali do procesu, ktorý už funguje.
Čo to znamená pre prijaté a vystavené e-faktúry
Vystavené a prijaté e-faktúry sú dva rozdielne procesy. Pri vystavených je dôležité, odkiaľ faktúra vzniká a cez aký systém odchádza. Pri prijatých je zas podstatné, kam prichádzajú, kto ich spracúva a ako sa ďalej dostanú do schvaľovania alebo účtovníctva.
Preto je úplne prirodzené, že firma môže mať nastaveného jedného digitálneho poštára na odosielanie a iného na príjem. Ak už máte vyriešené vystavené e-faktúry, ešte to neznamená, že rovnaké riešenie musí byť ideálne aj pre prijaté.
Príklad z praxe 1: Externá účtovná firma vystavuje, vaša firma prijíma vo Flowise
Predstavte si firmu, kde vystavené faktúry rieši externá účtovná firma cez účtovný systém X. Tento systém už má vlastné napojenie na digitálneho poštára, takže odosielanie vystavených e-faktúr je zabezpečené a nie je dôvod tento proces meniť.
Majiteľ firmy alebo interný tím však chce mať môžnosť výberu a lepší prehľad nad prijatými faktúrami. Potrebuje ich mať na jednom mieste, vidieť, čo prišlo, čo čaká na schválenie a čo už bolo spracované, alebo priamo integrovať do účtovného systému. V takomto prípade môže firma používať Flowis Digitálneho poštára samostatne pre prijaté faktúry, aj keď vystavené už odchádzajú cez iného digitálneho poštára.
Výsledok je jednoduchý: Účtovník pokračuje vo svojom zaužívanom procese a firma si zároveň zlepší správu prijatých e-faktúr cez Flowis.
Príklad z praxe 2: Vaša firma vystavuje v systéme X, prijaté chce oddeliť
Ďalšia bežná situácia je, keď firma vystavuje faktúry priamo vo svojom systéme X. Vystavené e-faktúry odchádzajú z rovnakého prostredia, takže proces je pre obchod alebo back-office tímy pohodlný.
Pri prijatých faktúrach chce mať firma spracovanie prijatých faktúr viac pod kontrolou, zároveň automatizovať procesy.
V niektorých prípadoch firma potrebuje aj digitálneho poštára, ktorý dokáže prijať faktúru vo formáte BIS 3 zo siete Peppol a automaticky ju previesť do formátu, s ktorým firma bežne pracuje, napríklad do PDF.
Aj toto umožňuje Flowis. Firma tak môže použiť viacerých digitálnych poštárov. Zároveň získa jednoduchšie riešenie na ich príjem, splní legislatívne požiadavky a môže automatizovať nadväzujúce procesy.
Prečo je tento model pre firmy praktický
Najväčšou výhodou je flexibilita. Nemusíte meniť celý proces len preto, že chcete zlepšiť jednu jeho časť. Ak vám funguje vystavovanie, nechajte ho bežať ďalej. Ak potrebujete lepšie zvládnuť prijaté faktúry, nastavte si na ne riešenie, ktoré vám v tejto oblasti vyhovuje viac.
Pre firmy je to praktické aj preto, že zmena býva menšia, rýchlejšia a jednoduchšia na zavedenie. Namiesto veľkého zásahu do fakturácie viete cielene vyriešiť konkrétny problém.
Ako o tom uvažovať pri rozhodovaní
Ak už dnes používate digitálneho poštára pre vystavené e-faktúry, oplatí sa položiť si jednoduchú otázku: vyhovuje nám rovnako aj pre prijaté faktúry? Ak nie, nemusíte sa obmedzovať na jedno riešenie pre všetko.
Flowis môžete používať práve v situáciách, keď chcete prijaté e-faktúry spracovávať prehľadne, samostatne a bez potreby meniť existujúci systém. Pre mnohé firmy je to najjednoduchšia cesta, ako si proces nastaviť podľa reálnej praxe, nie podľa obmedzení systému.
Záver
Mať viac digitálnych poštárov je možnosť a v mnohých prípadoch je to úplne praktické nastavenie.
Flowis je certifikované riešenie pre malé aj veľké firmy s rôznymi účtovnými systémami. Ak teda hľadáte spôsob, ako získať efektívnejši spôsob pre príjem e-faktúr bez nutnosti meniť váš účtovný systém, práve toto môže byť cesta, ktorá bude pre vašu firmu dávať zmysel.